Cách tạo mục lục tự động trong Word 2007, 2010, 2016 và 2019

Cách tạo mục lục tự động trong Word sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được thời gian và tăng tính tiện dụng khi làm việc trên trình soạn thảo văn bản này. Dưới đây là hướng dẫn cách tạo mục lục tự động trong Word chi tiết, các bạn có thể theo dõi nhé.

1. Cách làm mục lục tự động trong Word 

Để cho dễ hình dung, việc tạo mục lục tự động cần phải trải qua 2 bước, bước 1 là đánh dấu mục lục và bước 2 là hiển thị mục lục. Việc đánh dấu mục lục là bước quan trọng nhất và nó sẽ quyết định đến độ chính xác của mục lục, bạn cần phải làm cho thật cẩn thận.

Bước 1: Đánh dấu mục lục trong Word

Bạn có thể đánh dấu các mục trong mục lục tự động theo một trong hai cách dưới đây: Sử dụng các Heading được dựng sẵn, hoặc đánh dấu các mục văn bản riêng biệt.

Cách 1: Sử dụng các Heading Styles được cài sẵn

  • Lựa chọn được nội dung bạn muốn định dạng thành Heading, bôi đen thật cẩn thận để không bị thêm bất cứ khoảng trắng hoặc là văn bản vào mục lục.
  • Click vào tab Home.
  • Trong nhóm Styles, click vào Heading 1 (hoặc chọn vào heading tùy ý)
Click vào Heading 1
Click vào Heading 1
  • Nếu như bạn không thấy Style bạn mong muốn, click vào dấu mũi tên để mở rộng Quick Styles Gallery
  • Nếu như style bạn mong muốn nó không xuất hiện, click vào Save Selection as New Quick Style
click vào Save Selection as New Quick Style
Click vào Save Selection as New Quick Style

Cách 2: Đánh dấu vào các mục bằng Add Text của Table of Contents

  • Lựa chọn nội dung bạn muốn tạo Heading bằng cách bôi đen nó, bôi vừa đủ các dòng cần tạo Heading, tránh việc bôi đen thừa.
  • Click vào tab References
  • Click vào Add Text trong nhóm Table of Contents
  • Click vào Level bạn muốn áp dụng cho nội dung nào đã chọn.
Đánh dấu vào các mục bằng Add Text của Table of Contents
Đánh dấu vào các mục bằng Add Text của Table of Contents

Bước 2: Chèn mục lục tự động trong Word

Để tạo được mục lục tự động, bạn hãy làm theo các bước sau:

  • Hãy đặt con trỏ vào các tài liệu nơi bạn muốn đặt mục lục tự động (thường là trang đầu tiên hoặc là trang cuối)
  • Click vào Tab References
  • Click vào nút Table of Contents và chọn các mẫu mục lục hiện có sẵn. Nếu như không thích, bạn có thể click vào Insert Table of Contents và định dạng các mục lục theo cách riêng của mình.
  • Trên các phiên bản Word 2016, 2019, Word 365 bạn có thêm một tùy chọn là Custom Table of Contents để chỉnh sửa được kiểu mục lục.
Chèn mục lục tự động trong Word
Chèn mục lục tự động trong Word

2. Cập nhật mục lục khi có sự thay đổi

Nếu bạn thực hiện thêm hoặc xóa các Heading. Mục lục cần được cập nhập lại như sau:

  • Áp dụng cho các Heading hoặc đánh dấu các mục như đã nói ở trên.
  • Click vào tab References trong nhóm Ribbon
  • Click vào Update Table, ở đây mình có 2 tùy chọn cập nhật mục lục: Update page numbers only: Chọn khi sửa tên heading, thêm trang là cập nhật số trang và cập nhật toàn bộ. Nếu như bạn không sửa tên của các Heading, mà chỉ là chỉnh sửa văn bản dẫn đến thay đổi số trang thì chỉ cần chọn vào cập nhật số trang (Update page numbers only) là được.
Cập nhật mục lục khi có sự thay đổi
Cập nhật mục lục khi có sự thay đổi

3. Tùy chỉnh mục lục

Nếu bạn không hài lòng với các cách hiển thị mục lục qua các template sẵn có? Tin vui là bạn sẽ có được một cách để sửa đổi giao diện mục lục của mình.

Bước 1: Click vào bảng của bạn. Chọn vào tab References, chọn Table of Contents và click vào Custom Table of Contents.

Nút Custom Table of Contents trên Microsoft Word được sử dụng để có thể tùy chỉnh bảng mục lục
Nút Custom Table of Contents trên Microsoft Word được sử dụng để có thể tùy chỉnh bảng mục lục

Bước 2: Trong cửa sổ pop-up, bạn có thể thực hiện được các điều chỉnh khác nhau đối với bảng, bao gồm số cấp sẽ được hiển thị, xóa số trang và thay đổi để căn chỉnh. Bạn cũng có thể mở nút Options để có thể tùy chỉnh thêm. Nhấp vào OK nếu bạn đã hoàn tất.

Tùy chỉnh thêm các tùy chọn theo yêu cầu của bạn
Tùy chỉnh thêm các tùy chọn theo yêu cầu của bạn

Bước 3: Nếu như bạn muốn áp dụng được các định dạng bổ sung, chẳng hạn như thay đổi thêm giao diện của văn bản trong bảng, chỉ cần đánh dấu những gì bạn muốn thay đổi trong bảng và sửa đổi lại màu sắc, kích thước, kiểu, v.v… Các tùy chọn này nằm trong tab Home.

4. Xây dựng mục lục theo cách thủ công

Nếu tài liệu của bạn được thiết lập theo cách gây khó khăn cho việc tạo mục lục tự động. Vì vậy, bạn có thể chọn chèn thêm một bảng thủ công để thay thế.

Bước 1: Nhấp vào References, chọn vào Table of Contents và chọn Manual Table.

Đúng như cái tên gọi của nó, bạn sẽ được yêu cầu để thực hiện tất cả các chỉnh sửa cần thiết, chẳng hạn như là số trang. Nó không thể được cập nhật tự động. Bạn sẽ cần phải tự mình nhập lên tất cả các nội dung liên quan.

Bước 2: Để tùy chỉnh thêm các bảng của mục lục thủ công, hãy nhấp vào mục lục mà bạn đã tạo. Bấm vào trường Custom Table of Contents trong menu Table of Contents.

Xây dựng được mục lục theo cách thủ công
Xây dựng được mục lục theo cách thủ công

5. Xóa mục lục trong Word

Để xóa các mục lục tự động, bạn hãy làm theo các bước sau:

  • Click vào tab References trên nhóm Ribbon
  • Click vào Table of Contents
  • Click vào Remove Table of contents.

6. Một số lỗi thường gặp khi tạo mục lục trong Word

Tạo mục lục tự động nhưng không có chấm ở mục lục?

Bạn cần vào cài đặt mục lục bằng cách: Nhấp ngay vào tab References –> Table of Contents -> Custom Table of Contents:

Trong Tab Leader chọn vào OK.

Mục lục chỉ hiện 3 level?

Bạn cũng vào cài đặt mục lục giống như trên. Sau đó, trong phần Show levels: bạn chỉ chọn các cấp mục lục nếu muốn hiện, tối đa là 9. Và bạn phải đảm bảo rằng, bạn đã đánh dấu được các heading đủ theo cấp đã chọn thì nó mới hiện lên nhé.

Mục lục không hiển thị tất cả các heading

Lỗi 1: Mục lục không chứa thẻ tiêu đề bạn vừa thêm vào file  của mình.

Cách khắc phục: Bạn cần cập nhật toàn bộ lại bảng mục lục. Nếu nó vẫn không hiển thị thì hãy kiểm tra lại xem liệu một kiểu đã được áp dụng cho tiêu đề bạn đang cố gắng đưa vào hay là không. Nếu đúng, hãy áp dụng lại kiểu phù hợp và update lại mục lục.

Lỗi 2: Mục lục không hiển thị tất cả các cấp heading (tức là cấp 1 được hiển thị nhưng không hiển thị một tiêu đề phụ).

Cách khắc phục: Điều này có thể liên quan đến việc là không áp dụng kiểu (xem ở trên) hoặc là mục lục không được thiết lập để chọn đúng kiểu mà bạn đã áp dụng.

Chọn Table of Contents rồi bạn nhấp vào tab References và chọn Table of Contents/Custom Table of Contents để kiểm tra lại cài đặt tùy chỉnh.

Trên đây là những chia sẻ về cách tạo mục lục tự động trong Word. Nếu bạn có thắc mắc gì hãy để lại dưới phần bình luận ngay nhé!