Nội dung chính
Đối với những ai thường xuyên hoạt động trên các phần mềm của Microsoft Office thì chắc hẳn không lạ gì với PowerPoint. PowerPoint là công cụ dùng để sáng tạo ra các slide trình chiếu với nhiều nội dung khác nhau. Ta cùng tìm hiểu nhé!
1. Chọn theme slide PowerPoint
PowerPoint có nhiều chủ đề và hình nền PowerPoint để bạn lựa chọn. Mỗi hình nền có các chủ đề khác nhau và bạn nên chọn hình nền phù hợp với nội dung và mục đích trình chiếu của mình.
Click chọn vào mục Design rồi nháy chuột chọn tiếp mục Themes để chọn hình nền có sẵn trên PowerPoint.
Để mở rộng Theme có thể nhấn biểu tượng hình tam giác ngược.
Bên cạnh các hình có sẵn trên hệ thống ta có thể sử dụng các hình khác của mình.
Chỉ áp dụng theme mới cho các slide đã chọn
Mở file bài thuyết trình của bạn
Tìm và chọn tab Design.
Chọn theme mà bạn muốn đổi cho slide của bạn. Nếu bạn muốn chọn cùng lúc nhiều slide, chỉ cần giữ Ctrl/Cmd.
Chọn theme bạn muốn áp dụng, nhấp chuột phải và chọn Apply to Selected Slides.
Hãy chú ý rằng nếu bạn thay đổi theme chung của bài PPT thì các slide sau cũng sẽ bị ảnh hưởng.
Nhập một theme
Truy cập vào bài thuyết trình của bạn trong PowerPoint.
Tại tab Design, thuộc nhóm Themes, hãy ấn vào mũi tên drop-down. Bây giờ, hãy nhấn vào Browse for Themes. Xuất hiện một cửa sổ mới, việc của bạn là chọn cái bạn thích.
Lưu ý rằng chủ đề sẽ được áp dụng cho tất cả các trang trình bày, xóa tất cả các chủ đề trước đó trừ khi nó là chủ đề mặc định (bạn có thể tìm thấy nó trong danh sách các chủ đề mặc định).
Chỉnh sửa màu sắc của theme
Một số chủ đề có các biến thể màu sắc hoặc các bảng màu đặt trước khác nhau mà bạn có thể chọn để thay đổi màu sắc của các phần tử trong bản trình bày của mình. Hãy xem cách chỉnh sửa màu chủ đề:
Mở bản trình bày của bạn trong PowerPoint.
Tiếp tục tìm kiếm và ấn vào tab Design. Nếu theme chứa các loại màu, bạn sẽ tìm ra chúng ở nhóm Variants.
Nếu bạn muốn thay đổi màu, hãy nhấn chuột vào mũi tên drop-down Variants, sau đó chọn Colors và chọn bất kỳ màu yêu thích.
Nếu bạn muốn áp dụng một bảng màu cụ thể cho bài thuyết trình, hãy bấm vào Customize Colors.
Để thay đổi màu nền khác, hãy nhấn vào mũi tên drop-down Variants và chọn bất kì Background Styles. Tại đây, bạn có thể chọn sẵn hoặc tự định dạng ở Format Background. Nếu bạn chọn thực hiện qua Format Background, bảng điều khiển của nó sẽ xuất hiện ở phía bên phải màn hình. Để áp dụng nền tùy chỉnh, hãy nhấn vào Apply to All.
Nếu bạn thực hiện thay đổi hình nền bằng tùy chọn Format Background, toàn bộ ảnh nền của bạn sẽ bị xóa.
Trong nhóm Variants, bạn sẽ thấy hai tùy chọn khác cho phép bạn có thể sử dụng để thay đổi phông chữ hoặc hiệu ứng được áp dụng trong bản trình bày của mình. Cả hai tùy chọn đều đi kèm với các giá trị đặt trước và nếu bạn đang sử dụng phiên bản PowerPoint mới nhất, bạn sẽ thấy các tùy chọn bổ sung để tùy chỉnh phông chữ hoặc kiểu.
2. Thêm slide mới trong PowerPoint
Trong một bài thuyết trình, trang đầu tiên luôn là phần giới thiệu nội dung sẽ hiển thị sau đó. Để thêm một trang chiếu mới, hãy bấm vào tab Home, chọn vào New Slide và chọn mẫu cho trang chiếu bạn muốn thêm.
Chọn từ nhiều mẫu slide. Nhấp chuột phải vào một trang chiếu và chọn Duplicate (Nhân bản Trang chiếu) để tạo một trang chiếu giống hệt nhau.
3. Thêm nội dung trong slide
Sau khi tạo xong trang chiếu, bạn cần thêm một số nội dung để hoàn thiện trang chiếu như: hình ảnh, văn bản,….
Để thêm một số nội dung cần thiết, ta thực hiện nhấn Insert rồi tiếp tục chọn Textbox để chèn vào nội dung.
Muốn thực hiện chèn các nội dung khác thì nhấn ngay vào biểu tượng của từng nội dung trong khung chèn. Hoặc nhấn Insert rồi chọn tiếp vào các nội dung Pictures, Video, Shapes, Audio, Table, Chart,…
4. Định dạng văn bản trên slide
Sau khi chèn văn bản vào trang chiếu, tôi cần thay đổi định dạng phông chữ. Ví dụ: màu sắc, kích thước phông chữ, hiệu ứng văn bản, v.v. Dưới đây là một số mẹo để định dạng văn bản cho người đọc của bạn:
Phông chữ phải đơn giản, sáng sủa, cỡ chữ từ 28 trở lên, chọn màu chữ tương phản với màu nền để làm nổi bật nội dung, hạn chế sử dụng quá nhiều màu chữ.
Highlight văn bản trong PowerPoint
Highlight văn bản với tùy chọn “Text highlight color” của PowerPoint
Đầu tiên bạn mở bài thuyết trình PowerPoint của mình lên và chuyển đến slide bạn muốn chỉnh sửa. Sau đó, chọn văn bản bạn muốn highlight bằng con trỏ chuột.
Tiếp tục hãy chọn tùy chọn trên cùng thanh menu “Text highlight color”, sau đó chọn màu bạn thấy phù hợp nhất.
Highlight văn bản trong PowerPoint bằng hình dạng
Bạn có thể sử dụng cách sau:
Thực hiện các bước theo thứ tự Insert -> Shapes -> Rectangle. Sau đó, tiếp tục vẽ hình chữ nhật che phủ như gif bên dưới.
Click chọn hình chữ nhật vừa tạo, vào tab Home -> Shape Outline -> No Outline từ dropdown của thanh menu.
Chọn hình dạng tương thích, rồi nhấp vào tùy chọn “Shape Fill” để chọn màu phù hợp.
Nhấn phải chuột vào hình chữ nhật đã chọn, chọn vào Send to Back. Thế là xong!
5. Chèn hiệu ứng vào slide PowerPoint
Có rất nhiều hiệu ứng trong PowerPoint như: hiệu ứng chuyển slide, hiệu ứng đồ thị, hiệu ứng hình ảnh, hiệu ứng văn bản, ,… Đây là yếu tố giúp làm tăng phong phú và tính chuyên nghiệp hơn cho các slide. Nhấp vào Animations rồi chọn hiệu ứng cho từng đối tượng trong slide, hoặc tự tạo hiệu ứng cho mình.
6. Cách tạo Slide Master trên PowerPoint
Slide Master cho phép bạn tạo các trang chiếu với các định dạng văn bản và hiệu ứng khác nhau, định dạng chúng một lần và sử dụng toàn bộ trang chiếu. Nhấp vào tab View -> Slide Master. Để biết thông tin về cách sử dụng slide master, vui lòng tham khảo các bài viết sau: Nếu bạn đang tạo trang trình bày lần đầu tiên, bạn có thể bỏ qua bước này khi tạo trang trình bày.
7. Trình chiếu slide PowerPoint
Khi bạn hoàn tất việc tạo toàn bộ trang chiếu, hãy nhấn F5 để xem trang chiếu đầu tiên hoặc nhấn Slide show -> From beginning. Để xem một trang chiếu đang mở, hãy nhấp vào From current slide (Từ Trang chiếu Hiện tại) hoặc nhấn Shift + F5.
Nhấn vào mũi tên phải hoặc mũi tên xuống hoặc nhấp chuột để chuyển sang trang chiếu tiếp theo. Nhấn mũi tên trái và mũi tên lên để quay lại trang trình bày trước đó.
8. Lưu slide PowerPoint
Để lưu lại slide mới tạo, ở thanh menu chọn vào File -> Save, hoặc tổ hợp phím Ctrl + S.
9. Sử dụng Template trong PowerPoint
Mẫu là một thiết kế được tạo sẵn mà bạn có thể sử dụng cho những ý tưởng của riêng mình. Các mẫu có thể rất cụ thể, chẳng hạn như các mẫu được sử dụng cho phân tích SWOT hoặc báo cáo tiếp thị. Nhưng chúng cũng có thể rất chung chung, như một số trang trình bày có cùng thiết kế. Một mẫu chung sẽ đáp ứng nhu cầu của nhiều người, vì vậy bạn có thể sắp xếp thông tin của mình khi bạn thấy phù hợp ở đó. Các mẫu rất tuyệt vì tất cả các công việc thiết kế đã xong, bạn chỉ cần cập nhật nội dung.
Các mẫu không chỉ dành cho PowerPoint. Word, Excel và hàng ngàn phần mềm khác cũng sử dụng các mẫu. Tuy nhiên, vì chức năng chính của PowerPoint là hiển thị thứ gì đó cho khán giả, nên không có gì ngạc nhiên khi PowerPoint sử dụng các mẫu nhiều nhất. Khi thuyết trình, bạn cần thu hút sự chú ý của khán giả. Một bài thuyết trình tốt không chỉ giúp đảm bảo rằng bạn thu hút được sự chú ý của mọi người. Một bản trình bày được thiết kế tốt sẽ truyền đạt thông tin một cách hiệu quả và thậm chí có thể giới thiệu thương hiệu của bạn hoặc bản thân bạn với nhiều khán giả hơn.
Bằng cách sử dụng các mẫu, bạn sẽ đảm bảo rằng bản trình bày của mình trông sạch sẽ và gọn gàng. Có hàng ngàn mẫu phù hợp với nhu cầu của bạn. Nếu bạn nhấp vào tùy chọn Thêm Mẫu, bạn sẽ được chuyển hướng đến toàn bộ thư viện Microsoft Office.
Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm để tìm các mẫu cụ thể hơn và phù hợp với bản trình bày của mình. Nếu bạn nhấp vào bất kỳ mục nào trong số chúng, bạn sẽ nhận được bản xem trước nội dung của mẫu. Khi bạn đã chọn những gì bạn muốn, chỉ cần nhấp vào biểu tượng Tạo và bạn đã hoàn tất!
Ngay cả khi bạn không tìm thấy một mẫu ưng ý, đừng lo lắng! Có rất nhiều trang trực tuyến dành riêng cho các mẫu PowerPoint.
10. Làm quen với không gian làm việc
Sau khi bạn chọn một mẫu hoặc các trang trình bày trống, bạn sẽ được đưa vào không gian làm việc chính của PowerPoint.
Màn hình chính của PowerPoint được chia thành 3 phần. Đầu tiên và lớn nhất là trình chỉnh sửa trình chiếu. Tại đây bạn có thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với trang chiếu hiện đang hoạt động. Bạn có thể thêm văn bản, hình ảnh, đồ họa, video, v.v.
Phần thứ hai nằm ở phía bên trái của màn hình: chế độ xem hình thu nhỏ của trình chiếu. Những hình thu nhỏ này đại diện cho tất cả các trang trình bày mà bạn hiện có trong bản trình bày của mình. Mở tất cả chúng cùng một lúc có thể không thoải mái. Đó là lý do tại sao tùy chọn xem hình thu nhỏ tồn tại. Khi bạn nhấp vào bất kỳ trang nào trong số này, các trang trình bày đã chọn sẽ được hiển thị trong khu vực Slide Editior. Bạn có thể chuyển đổi qua lại giữa các trang trình bày bằng cách nhấp vào chế độ xem hình thu nhỏ.
Bạn cũng có thể thêm, xóa và sao chép các trang trình bày ở dạng xem hình thu nhỏ. Nhấp chuột phải vào một trong các hình thu nhỏ sẽ hiển thị menu với các tùy chọn này.
Cuối cùng, phần thứ ba của màn hình là mục Tabs và Ribbons. Chúng sẽ được tìm thấy ở phần trên của màn hình. Mỗi tab sẽ mở ribbon riêng của chúng. Và tại ribbon, bạn sẽ tìm ra các tùy chọn khác có liên quan tới chủ đề của nó.
Các bạn mới tập dùng PowerPoint nên tham khảo và làm theo bài viết để đạt được chất lượng tốt nhất nhé.